Выписка из приказа – это официальный документ, который содержит часть текста приказа, необходимую для доведения информации до конкретных сотрудников или подразделений. Она используется в случаях, когда полный текст приказа не требуется, но важно зафиксировать отдельные его положения.
Цель выписки – упростить процесс ознакомления с важной информацией, исключив лишние данные. Это особенно актуально в крупных организациях, где приказы могут содержать множество пунктов, не относящихся ко всем сотрудникам.
Оформление выписки из приказа требует соблюдения определенных правил. Документ должен быть четким, лаконичным и соответствовать требованиям делопроизводства. В статье рассмотрены основные аспекты составления выписки, приведены образцы и примеры для различных ситуаций.
- Как оформить выписку из приказа: образец и примеры
- Что такое выписка из приказа и зачем она нужна
- Основные цели выписки из приказа
- Когда требуется выписка из приказа
- Основные требования к оформлению выписки из приказа
- Как правильно указать реквизиты приказа в выписке
- Основные реквизиты для указания
- Дополнительные рекомендации
- Примеры оформления выписки из приказа для разных ситуаций
- Пример 1: Выписка из приказа о приеме на работу
- Пример 2: Выписка из приказа о командировке
- Пример 3: Выписка из приказа о премировании
- Какие ошибки чаще всего допускают при составлении выписки
- Ошибки в оформлении
- Ошибки в содержании
- Как утвердить и заверить выписку из приказа
Как оформить выписку из приказа: образец и примеры
Для оформления выписки из приказа необходимо указать реквизиты основного документа: номер, дату и название. В тексте выписки указывается только та часть приказа, которая касается конкретного вопроса или сотрудника. Важно сохранить структуру и формулировки оригинала.
Пример оформления выписки:
«Выписка из приказа № 45 от 10.10.2023 «О назначении ответственных лиц»
Пункт 1. Назначить Иванова И.И. ответственным за проведение инвентаризации с 15.10.2023 по 20.10.2023.»
Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если требуется). Она может быть оформлена как на бланке организации, так и на обычном листе формата А4.
Важно помнить, что выписка из приказа не заменяет оригинал документа, а служит его упрощенной версией для конкретных целей.
Что такое выписка из приказа и зачем она нужна
Основные цели выписки из приказа
Выписка из приказа используется для:
- Информирования сотрудников о конкретных решениях, касающихся их работы.
- Предоставления подтверждающих документов для бухгалтерии, кадровой службы или других отделов.
- Соблюдения конфиденциальности, если полный текст приказа содержит информацию, не предназначенную для широкого круга лиц.
- Упрощения документооборота, так как выписка содержит только необходимую информацию.
Когда требуется выписка из приказа
Выписка из приказа может потребоваться в следующих случаях:
| Ситуация | Пример |
|---|---|
| Назначение на должность | Сотруднику предоставляется выписка о его новом назначении. |
| Изменение условий труда | Выписка о переводе на другую должность или изменение графика работы. |
| Подтверждение полномочий | Выписка для подтверждения прав сотрудника на выполнение определенных задач. |
Выписка из приказа является официальным документом и должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами. Она подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью организации.
Основные требования к оформлению выписки из приказа
Выписка из приказа должна быть оформлена в соответствии с установленными нормами делопроизводства. В шапке документа указывается наименование организации, дата составления выписки и номер приказа, из которого она сделана. Название документа должно быть четко прописано: «Выписка из приказа».
Текст выписки должен содержать только ту информацию, которая необходима для конкретного случая. Включаются реквизиты приказа, его суть и пункты, относящиеся к рассматриваемому вопросу. Важно сохранить точность формулировок и не искажать смысл оригинала.
Выписка заверяется подписью уполномоченного лица (например, руководителя или секретаря) с указанием должности и расшифровки подписи. При необходимости ставится печать организации. Документ должен быть оформлен на фирменном бланке или с соблюдением стандартных требований к оформлению официальных бумаг.
Выписка из приказа может быть как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае она должна быть подписана электронной подписью в соответствии с законодательством.
Как правильно указать реквизиты приказа в выписке
Реквизиты приказа – обязательная часть выписки, которая обеспечивает ее юридическую значимость и позволяет идентифицировать исходный документ. Указание реквизитов должно быть точным и соответствовать требованиям делопроизводства.
Основные реквизиты для указания
- Номер приказа – уникальный идентификатор документа, присваиваемый при его регистрации.
- Дата приказа – указывается в формате, принятом в организации (обычно ДД.ММ.ГГГГ).
- Название организации – полное или сокращенное наименование компании, издавшей приказ.
- Заголовок приказа – краткое описание сути документа (например, «О назначении ответственного лица»).
Дополнительные рекомендации
- Убедитесь, что номер и дата приказа соответствуют данным в журнале регистрации.
- Если приказ содержит ссылки на другие документы, укажите их реквизиты в выписке.
- Используйте официальные формулировки, избегая сокращений, кроме общепринятых.
Правильное указание реквизитов приказа в выписке обеспечивает ее достоверность и упрощает поиск исходного документа в архиве.
Примеры оформления выписки из приказа для разных ситуаций
Выписка из приказа может потребоваться в различных ситуациях. Ниже приведены примеры оформления для наиболее распространенных случаев.
Пример 1: Выписка из приказа о приеме на работу
Выписка из приказа № 45 от 15.10.2023
На основании трудового договора от 14.10.2023 № 123, приказываю:
1. Принять на работу Иванова Петра Сергеевича на должность менеджера по продажам с 16.10.2023.
2. Установить оклад в размере 50 000 рублей.
Подпись: Директор ООО «Компания» Сидоров А.А.
Пример 2: Выписка из приказа о командировке
Выписка из приказа № 78 от 20.10.2023
В связи с необходимостью участия в конференции, приказываю:
1. Направить в командировку Петрова Игоря Владимировича, инженера отдела разработок, в г. Москву с 25.10.2023 по 27.10.2023.
2. Выдать аванс в размере 15 000 рублей.
Подпись: Начальник отдела кадров Козлова Е.В.
Пример 3: Выписка из приказа о премировании
Выписка из приказа № 12 от 01.11.2023
За высокие показатели в работе, приказываю:
1. Начислить премию в размере 20 000 рублей Смирновой Анне Ивановне, бухгалтеру.
2. Выплатить премию до 05.11.2023.
Подпись: Генеральный директор ООО «Профит» Кузнецов В.П.
Каждая выписка должна содержать номер и дату приказа, суть распоряжения и подпись уполномоченного лица. Это обеспечивает юридическую значимость документа.
Какие ошибки чаще всего допускают при составлении выписки
Составление выписки из приказа требует внимательности и соблюдения установленных правил. Однако даже опытные сотрудники могут допускать ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Ошибки в оформлении
- Неполное указание реквизитов приказа: отсутствие номера, даты или названия документа.
- Неправильное указание наименования организации или подразделения.
- Отсутствие подписи и печати, если это требуется по внутренним правилам.
- Несоответствие формата выписки стандартам компании или законодательным требованиям.
Ошибки в содержании
- Неточное цитирование текста приказа, что может исказить его смысл.
- Упущение важных пунктов или разделов, которые должны быть включены в выписку.
- Неверное указание даты вступления приказа в силу или сроков его действия.
- Использование неактуальной информации, если приказ был изменен или отменен.
Чтобы избежать ошибок, необходимо:
- Внимательно изучить исходный приказ.
- Соблюдать требования к оформлению, установленные в организации.
- Проверить правильность указанных данных перед подписанием выписки.
- Убедиться в актуальности информации и соответствии ее содержанию приказа.
Следование этим рекомендациям поможет минимизировать риски ошибок и повысить качество оформления документа.
Как утвердить и заверить выписку из приказа
Для утверждения выписки из приказа необходимо, чтобы документ был подписан уполномоченным лицом. Обычно это руководитель организации или заместитель, наделенный соответствующими полномочиями. Подпись подтверждает достоверность и законность содержания выписки.
Заверение выписки из приказа осуществляется путем проставления печати организации, если это предусмотрено внутренними правилами или законодательством. Печать ставится рядом с подписью уполномоченного лица, что придает документу юридическую силу.
В случае, если выписка предназначена для передачи в сторонние организации, рекомендуется оформить сопроводительное письмо с указанием реквизитов приказа, из которого сделана выписка. Это упрощает идентификацию документа и подтверждает его подлинность.
Важно помнить, что выписка из приказа должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами делопроизводства. Это включает наличие реквизитов, таких как дата составления, номер приказа, подпись и печать, а также точное воспроизведение текста приказа без искажений.
