Выписка из приказа – это официальный документ, который содержит извлеченную информацию из оригинала приказа. Она используется для предоставления сотрудникам или сторонним организациям необходимых сведений без раскрытия полного содержания документа. Правильное оформление выписки из приказа важно для соблюдения юридической корректности и избежания ошибок.
Основная цель выписки – донести до конкретного лица или группы лиц только ту информацию, которая имеет к ним непосредственное отношение. Это особенно актуально в случаях, когда полный текст приказа содержит конфиденциальные данные или не предназначен для широкого распространения.
При составлении выписки необходимо учитывать структуру и содержание оригинала. Документ должен быть точным, лаконичным и соответствовать требованиям делопроизводства. В противном случае он может быть признан недействительным или вызвать недопонимание.
В данной статье рассмотрим основные правила оформления выписки из приказа, а также приведем пример правильного образца, который можно использовать в работе.
- Как сделать выписку из приказа: правильный образец
- Определение цели выписки из приказа
- Выбор ключевых пунктов для включения в выписку
- Форматирование текста выписки в соответствии с требованиями
- Структура текста
- Оформление текста
- Проверка на соответствие оригинальному приказу
- Сравнение текста
- Проверка реквизитов
- Утверждение выписки у ответственного лица
- Порядок утверждения
- Оформление утверждения
- Хранение и передача выписки в нужные инстанции
Как сделать выписку из приказа: правильный образец
1. Укажите реквизиты приказа. В начале выписки обязательно укажите номер приказа, дату его издания и название организации. Например: «Приказ №123 от 15.10.2023 ООО «Компания»».
2. Введите заголовок. Напишите: «Выписка из приказа №123 от 15.10.2023». Это поможет идентифицировать документ.
3. Скопируйте нужный фрагмент. Выберите из текста приказа только ту часть, которая необходима для выписки. Убедитесь, что информация точна и не искажает смысл исходного документа.
4. Оформите текст. Сохраните структуру и форматирование исходного приказа. Если в выписке используются пункты или списки, оставьте их без изменений.
5. Укажите ответственного. В конце выписки добавьте информацию о должностном лице, подписавшем приказ, и его подпись. Например: «Директор ООО «Компания» Иванов А.А.».
6. Подтвердите достоверность. Выписка должна быть заверена печатью организации или подписью уполномоченного лица, чтобы иметь юридическую силу.
Соблюдение этих правил гарантирует, что выписка из приказа будет корректной и официально признанной.
Определение цели выписки из приказа
- Сокращение объема информации: Выписка позволяет выделить только те пункты приказа, которые имеют отношение к конкретному сотруднику, отделу или ситуации.
- Удобство использования: Вместо работы с полным текстом приказа, выписка предоставляет краткую и структурированную информацию.
- Юридическая значимость: Выписка является официальным документом, подтверждающим выполнение требований приказа в рамках указанных пунктов.
Правильное определение цели выписки из приказа позволяет избежать ошибок в оформлении и обеспечить соответствие документа текущим задачам. Это особенно важно в случаях, когда требуется передать информацию третьим лицам или использовать выписку в качестве доказательства в юридических спорах.
Выбор ключевых пунктов для включения в выписку
При составлении выписки из приказа важно выделить только те сведения, которые имеют непосредственное значение для адресата. Это позволяет избежать перегруженности документа и обеспечить его информативность. Основные элементы, которые следует включить, зависят от типа приказа и его цели.
| Элемент | Описание |
|---|---|
| Номер приказа | Указывает на уникальный идентификатор документа для быстрого поиска. |
| Дата издания | Фиксирует момент вступления приказа в силу. |
| Наименование организации | Определяет, кем был издан приказ. |
| Основная цель | Кратко формулирует суть приказа (например, назначение, изменение, отмена). |
| Ключевые решения | Перечисляет основные пункты, которые касаются адресата. |
| Ответственные лица | Указывает, кто отвечает за исполнение или контроль. |
| Сроки исполнения | Определяет временные рамки для выполнения указаний. |
При необходимости можно добавить дополнительные сведения, такие как ссылки на нормативные акты или пояснительные записки. Важно, чтобы выписка сохраняла структуру и логику исходного документа.
Форматирование текста выписки в соответствии с требованиями
Для правильного оформления выписки из приказа необходимо соблюдать стандартные требования к форматированию текста. Это обеспечивает юридическую значимость документа и его соответствие нормативным актам.
Структура текста
Текст выписки должен быть четко структурирован. В начале указывается наименование документа, например, «Выписка из приказа». Далее следует номер приказа и дата его издания. Основной текст выписки должен содержать только ту информацию, которая непосредственно относится к сути запроса, без лишних деталей.
Оформление текста
Используйте стандартный шрифт, например, Times New Roman, размером 12 или 14 пунктов. Межстрочный интервал должен быть одинарным или полуторным. Абзацы отделяются отступами. Все даты и номера документов пишутся в формате, установленном нормативными требованиями (например, 01.01.2023 или № 123).
Важно сохранить нумерацию пунктов приказа, если она присутствует в оригинале. В конце выписки указывается должность и ФИО лица, ответственного за составление документа, а также его подпись и дата оформления.
Проверка на соответствие оригинальному приказу
После составления выписки из приказа необходимо убедиться, что она полностью соответствует оригинальному документу. Это важный этап, который исключает ошибки и искажение информации.
Сравнение текста
Тщательно сверьте текст выписки с оригинальным приказом. Убедитесь, что все указанные данные, такие как дата, номер приказа, ФИО ответственных лиц и суть распоряжения, совпадают. Особое внимание уделите точности формулировок и отсутствию опечаток.
Проверка реквизитов
Убедитесь, что все реквизиты документа (название организации, подписи, печати) указаны корректно. Если в выписке используются ссылки на пункты или разделы приказа, проверьте их актуальность и соответствие оригиналу.
После завершения проверки рекомендуется еще раз перечитать документ, чтобы исключить возможность ошибок. Это гарантирует юридическую силу и достоверность выписки.
Утверждение выписки у ответственного лица
Порядок утверждения
Ответственное лицо проверяет текст выписки на соответствие содержанию приказа. Убедившись в точности данных, оно ставит подпись и дату утверждения. В некоторых случаях требуется также проставление печати организации.
Оформление утверждения
Утверждение оформляется в нижней части документа. Указывается должность ответственного лица, его фамилия и инициалы. Подпись сопровождается надписью «Утверждаю» и датой. Если выписка состоит из нескольких страниц, утверждение ставится на последнем листе.
Хранение и передача выписки в нужные инстанции
После оформления выписки из приказа важно обеспечить ее правильное хранение и своевременную передачу. Храните документ в защищенном от несанкционированного доступа месте, предпочтительно в электронном и бумажном форматах. Электронная версия должна быть сохранена в надежной системе с резервным копированием, а бумажный экземпляр – в папке с соответствующей маркировкой.
Передача выписки в инстанции осуществляется в зависимости от требований получателя. Если необходима бумажная версия, убедитесь в наличии подписи ответственного лица и печати организации. Для электронной передачи используйте защищенные каналы связи, такие как сертифицированные почтовые сервисы или системы электронного документооборота. Убедитесь, что получатель подтвердил получение документа.
При передаче выписки в государственные органы или другие инстанции проверьте соответствие документа установленным нормам и стандартам. В случае необходимости приложите сопроводительное письмо с указанием цели передачи и контактной информацией для обратной связи. Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую значимость выписки и исключает возможные проблемы при ее использовании.
