Как оформляется выписка из приказа образец

Выписка из приказа – это документ, который содержит часть текста приказа, необходимую для ознакомления или исполнения конкретным сотрудником или подразделением. Она используется в случаях, когда полный текст приказа не требуется, но важно донести ключевые сведения. Правильное оформление выписки из приказа обеспечивает юридическую значимость документа и упрощает его восприятие.

Для составления выписки важно соблюдать установленные правила. Документ должен включать реквизиты приказа (номер, дату и название), а также точный текст той части, которая относится к конкретному сотруднику или задаче. Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.

В статье рассмотрены основные требования к оформлению выписки из приказа, приведены примеры правильного составления документа, а также даны рекомендации по его использованию в различных ситуациях. Эта информация поможет избежать ошибок и обеспечить соответствие документа нормативным стандартам.

Образец оформления выписки из приказа: правила и пример

• Заголовок: Укажите название документа – «Выписка из приказа».
• Номер и дата приказа: Включите реквизиты исходного приказа (номер и дату его издания).
• Текст выписки: Приведите только ту часть приказа, которая относится к конкретному вопросу или лицу. Сохраните структуру и стиль исходного документа.
• Подпись: Укажите должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ.
• Печать: При необходимости заверьте выписку печатью организации.

Пример оформления:

1. Заголовок: Выписка из приказа №15 от 10.10.2023.
2. Текст: «Назначить Иванова И.И. ответственным за проведение инвентаризации с 15.10.2023 по 20.10.2023.»
3. Подпись: Директор ООО «Компания» Петров П.П.
4. Печать: [Мокрая печать организации].

Соблюдение указанных правил обеспечивает юридическую значимость и корректность документа.

Как правильно указать реквизиты приказа в выписке

Реквизиты приказа в выписке должны быть указаны точно и полностью, чтобы документ имел юридическую силу и мог быть легко идентифицирован. Основные элементы включают:

Номер приказа – указывается в формате, принятом в организации (например, «Приказ № 123»).

Дата приказа – прописывается в формате «дд.мм.гггг» (например, «от 15.10.2023»).

Наименование организации – полное или сокращенное название организации, издавшей приказ.

Заголовок приказа – краткое описание содержания (например, «О назначении ответственного лица»).

Ссылка на пункт приказа – указывается номер пункта или раздела, из которого взята информация (например, «п. 2 Приказа № 123 от 15.10.2023»).

Пример оформления: «Выписка из Приказа № 123 от 15.10.2023 ООО «Компания» «О назначении ответственного лица», п. 2.»

Важно убедиться, что все реквизиты соответствуют оригиналу приказа и не содержат ошибок.

Какие данные обязательно включать в текст выписки

Выписка из приказа должна содержать ключевые сведения, которые делают документ юридически значимым и понятным для всех заинтересованных лиц. Обязательные данные включают:

• Номер приказа – уникальный идентификатор документа, на основании которого создается выписка.
• Дата приказа – точная дата подписания или издания приказа.
• Наименование организации – полное название компании или учреждения, издавшего приказ.
• Заголовок приказа – краткое описание сути документа (например, «О назначении на должность»).
• Релевантные пункты приказа – только те части текста, которые касаются конкретной ситуации или лица.
• ФИО и должность ответственных лиц – информация о лицах, упомянутых в выписке (например, назначенные сотрудники или руководители).
• Подпись уполномоченного лица – подпись руководителя или иного лица, имеющего право подписи.
• Печать организации (при необходимости) – для придания документу юридической силы.

Если выписка предназначена для передачи в сторонние организации или для использования в официальных целях, рекомендуется также указать:

• Ссылку на полный текст приказа – для возможности ознакомления с оригиналом.
• Дату составления выписки – для отслеживания актуальности документа.

Как оформить ссылку на приказ в выписке

Ссылка на приказ в выписке должна быть точной и соответствовать официальным требованиям документооборота. Укажите полные реквизиты приказа: номер, дату издания и краткое содержание. Это необходимо для однозначной идентификации документа.

Формат оформления ссылки

Ссылка оформляется в следующем формате: «Приказ № [номер] от [дата] «[название приказа]»». Например: «Приказ № 45 от 12.10.2023 «Об утверждении графика отпусков»». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Дополнительные рекомендации

Если выписка содержит несколько ссылок на приказы, каждую из них следует оформлять отдельным абзацем. Убедитесь, что все реквизиты приказа соответствуют оригиналу. Это исключит ошибки при дальнейшем использовании документа.

Пример оформления выписки для внутреннего использования

Выписка из приказа №45 от 15.10.2023

В соответствии с приказом генерального директора ООО «Компания» от 15.10.2023 №45 «О внесении изменений в график отпусков»:

1. Утвердить новый график отпусков на 2024 год для сотрудников отдела маркетинга.

2. Ответственность за исполнение приказа возложить на начальника отдела кадров Иванову А.С.

Выписка подготовлена для ознакомления сотрудников отдела маркетинга.

Подпись: _______________ (Иванова А.С.)

Дата: 16.10.2023

Особенности оформления выписки для внешних организаций

Оформление выписки из приказа для внешних организаций требует соблюдения строгих правил и формальностей. Документ должен быть составлен на официальном бланке организации, содержать полные реквизиты и подписи уполномоченных лиц.

Обязательные элементы выписки: наименование организации, дата и номер приказа, заголовок, текст выписки, подпись руководителя или уполномоченного лица, печать. Текст выписки должен быть точным и соответствовать оригиналу приказа, без искажений или сокращений.

Для внешних организаций важно указать цель предоставления выписки, если это требуется. Например, для подтверждения полномочий, предоставления сведений или выполнения обязательств. Документ должен быть оформлен в двух экземплярах: один передается внешней организации, второй остается в архиве.

Сроки подготовки выписки зависят от внутренних регламентов, но для внешних запросов рекомендуется оформлять документ в кратчайшие сроки. Важно убедиться, что выписка соответствует требованиям внешней организации, особенно если речь идет о государственных или контролирующих органах.

Как проверить выписку на соответствие нормативным требованиям

Для проверки выписки из приказа на соответствие нормативным требованиям необходимо учитывать несколько ключевых аспектов. В первую очередь, убедитесь, что документ содержит обязательные реквизиты, такие как наименование организации, дата и номер приказа, а также подпись уполномоченного лица.

Следующий шаг – проверка структуры выписки. Она должна быть логичной и последовательной, включать вводную часть, основное содержание и заключительные положения. Убедитесь, что текст выписки соответствует содержанию исходного приказа, без искажений или пропусков важных деталей.

Важно также проверить соответствие выписки внутренним регламентам организации и действующему законодательству. Для этого используйте таблицу ниже, которая поможет систематизировать процесс проверки:

После выполнения всех проверок убедитесь, что выписка оформлена в соответствии с установленными стандартами и готова для использования в дальнейшей работе.