Выписка из приказа – это официальный документ, который содержит часть информации из исходного приказа. Она используется для информирования сотрудников или сторонних организаций о конкретных решениях или изменениях, не раскрывая полного содержания приказа. Правильное оформление выписки важно для соблюдения юридической и деловой корректности.
Выписка должна быть оформлена в соответствии с внутренними правилами организации и требованиями законодательства. Она включает реквизиты приказа, такие как номер, дата и заголовок, а также выбранные пункты, которые необходимо довести до сведения. Важно, чтобы текст выписки был точным и не искажал смысл исходного документа.
Для оформления выписки используйте фирменный бланк организации или стандартный формат документа. Укажите название организации, дату составления выписки и подпись ответственного лица. Если выписка предназначена для передачи в другую организацию, заверьте ее печатью. Это обеспечит ее юридическую силу и достоверность.
- Какие данные должны быть указаны в выписке
- Основные реквизиты
- Содержательная часть
- Как правильно оформить шапку документа
- Основные элементы шапки
- Форматы и правила оформления
- Какие разделы приказа включать в выписку
- Как оформить подпись и печать на выписке
- Требования к подписи
- Требования к печати
- Как проверить соответствие выписки оригиналу приказа
- Сравнение содержания
- Проверка подписей и печатей
- Как хранить и регистрировать выписки из приказов
Какие данные должны быть указаны в выписке
Выписка из приказа должна содержать всю необходимую информацию, чтобы быть полноценным и юридически значимым документом. Ниже приведены ключевые данные, которые обязательно должны быть включены:
Основные реквизиты
- Название организации – полное наименование компании или учреждения, издавшего приказ.
- Номер приказа – уникальный идентификатор, присвоенный документу.
- Дата приказа – точная дата подписания и вступления в силу.
Содержательная часть
- Заголовок приказа – краткое описание темы или цели документа.
- Текст выписки – фрагмент приказа, который непосредственно касается конкретного сотрудника или ситуации. Должен быть точным и без искажений.
- Подпись руководителя – фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего приказ.
Дополнительно могут быть указаны:
- Дополнительные реквизиты – например, регистрационный номер, если это предусмотрено внутренними правилами организации.
- Печать организации – если это требуется для подтверждения подлинности документа.
Все данные должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями и внутренними регламентами организации.
Как правильно оформить шапку документа
Основные элементы шапки
Шапка должна включать следующие элементы:
- Название организации – указывается полное наименование компании или учреждения, выпустившего документ.
- Название документа – например, «Выписка из приказа» или «Приказ».
- Дата документа – указывается дата подписания или издания приказа.
- Регистрационный номер – уникальный номер, присвоенный документу при регистрации.
Форматы и правила оформления
Шапка оформляется в верхней части документа. Название организации и документа выравниваются по центру или по левому краю. Дата и номер документа указываются справа или под названием документа. Используйте стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial, размером 12–14 pt.
Пример оформления шапки:
ООО «ПримерКомпания»
Выписка из приказа
№ 123 от 15.10.2023
Какие разделы приказа включать в выписку
Выписка из приказа должна содержать ключевые разделы, которые отражают суть документа и его основные положения. В первую очередь, укажите название организации и реквизиты приказа, включая номер и дату издания. Это обеспечивает юридическую значимость выписки.
Обязательно включите преамбулу, где указывается основание для издания приказа. Это может быть ссылка на нормативный акт, служебную записку или другое обоснование. Далее выделите основную часть, где изложите конкретные распоряжения или решения. Если приказ содержит несколько пунктов, выберите только те, которые относятся к цели выписки.
Не забудьте указать ответственных лиц и сроки исполнения, если они предусмотрены. В завершение добавьте подпись руководителя или уполномоченного лица, а также печать организации, если это требуется. Это придает выписке официальный статус.
Исключите из выписки второстепенную информацию, не имеющую отношения к делу. Сосредоточьтесь на важных деталях, которые необходимы для понимания и исполнения приказа.
Как оформить подпись и печать на выписке
Требования к подписи
Подпись на выписке ставит уполномоченное лицо, например, руководитель организации или сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство. Подпись должна быть заверена расшифровкой (фамилия и инициалы). Рядом с подписью указывается должность лица, подписавшего документ.
Требования к печати
Печать проставляется таким образом, чтобы она частично захватывала подпись и не перекрывала текст документа. Используется официальная печать организации. Если печать отсутствует, документ может быть признан недействительным.
| Элемент | Требования |
|---|---|
| Подпись | Должна быть заверена расшифровкой, указана должность подписанта |
| Печать | Проставляется частично на подпись, используется официальная печать организации |
Соблюдение этих правил гарантирует, что выписка из приказа будет иметь юридическую силу и может быть использована в официальных целях.
Как проверить соответствие выписки оригиналу приказа
Для проверки соответствия выписки из приказа оригиналу необходимо выполнить несколько шагов. Убедитесь, что в выписке указаны реквизиты приказа: номер, дата и наименование организации. Проверьте, совпадают ли они с данными в оригинале.
Сравнение содержания
Внимательно изучите текст выписки и сравните его с соответствующим разделом приказа. Убедитесь, что все формулировки, даты, имена и другие важные детали идентичны. Отсутствие ошибок в тексте – ключевой момент проверки.
Проверка подписей и печатей
Обратите внимание на наличие подписей ответственных лиц и печатей организации. Они должны быть идентичны тем, что указаны в оригинале приказа. Отсутствие или несоответствие этих элементов делает выписку недействительной.
После завершения проверки убедитесь, что выписка оформлена в соответствии с установленными требованиями и полностью соответствует оригиналу приказа.
Как хранить и регистрировать выписки из приказов
Выписки из приказов должны храниться в соответствии с установленными правилами документооборота. Для этого создается отдельная папка или журнал, где фиксируются все выписки. Каждая выписка регистрируется в специальном реестре с указанием номера приказа, даты его издания, краткого содержания и лица, которому выписка выдана.
Хранение выписок осуществляется в бумажном или электронном виде. Бумажные экземпляры размещаются в хронологическом порядке, обеспечивая быстрый доступ к необходимому документу. Электронные версии сохраняются в защищенной базе данных с ограниченным доступом для предотвращения утечки информации.
Для регистрации выписок используется журнал учета, где фиксируются все операции: выдача, возврат, уничтожение. Каждая запись должна содержать дату регистрации, номер выписки, ФИО сотрудника, получившего документ, и подпись ответственного лица. Это позволяет отслеживать движение выписок и контролировать их использование.
Срок хранения выписок из приказов определяется в соответствии с нормативными актами организации или законодательством. По истечении установленного срока документы подлежат уничтожению с составлением акта, подтверждающего их списание.
