Выписка из приказа – это официальный документ, который содержит часть информации из основного приказа. Она используется для информирования сотрудников или подразделений о конкретных решениях, изменениях или распоряжениях, не требующих ознакомления с полным текстом приказа. Выписка позволяет упростить процесс доведения информации до заинтересованных лиц, сохраняя при этом юридическую значимость документа.
Важность правильного оформления выписки из приказа заключается в том, что она должна быть точной, лаконичной и соответствовать требованиям делопроизводства. Ошибки в оформлении могут привести к недопониманию, а в некоторых случаях – к юридическим последствиям. Поэтому важно знать основные правила составления этого документа и использовать корректный образец.
В данной статье вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению выписки из приказа, а также пример, который поможет вам избежать типичных ошибок. Мы рассмотрим, какие реквизиты должны быть указаны, как структурировать текст и какие нюансы важно учитывать при подготовке документа.
- Оформление выписки из приказа: образец и инструкция
- Как правильно составить выписку из приказа
- 1. Укажите реквизиты приказа
- 2. Выделите нужную информацию
- 3. Сохраните структуру
- 4. Укажите ответственных лиц
- 5. Подпишите выписку
- Какие данные должны быть включены в выписку
- Основная информация
- Содержательная часть
- Пример оформления выписки из приказа
- Как подписать и заверить выписку
- Где и как хранить выписки из приказов
- Частые ошибки при оформлении выписок и как их избежать
- 1. Неточности в данных
- 2. Отсутствие обязательных реквизитов
Оформление выписки из приказа: образец и инструкция
Для оформления выписки из приказа необходимо указать реквизиты основного документа: номер, дату и название приказа. В тексте выписки указывается только та часть приказа, которая касается конкретного сотрудника или подразделения. Важно сохранить формулировки и структуру исходного документа.
Пример оформления выписки:
«Выписка из приказа № 45 от 10.10.2023 «О назначении ответственных лиц».
В соответствии с приказом № 45 от 10.10.2023:
1. Назначить Иванова И.И. ответственным за проведение инвентаризации.»
После составления текста выписка подписывается руководителем или уполномоченным лицом. Документ заверяется печатью организации, если это предусмотрено внутренними правилами. Выписка регистрируется в журнале учета документов и передается заинтересованным сторонам.
Как правильно составить выписку из приказа
1. Укажите реквизиты приказа
В начале выписки укажите полные реквизиты исходного приказа: его номер, дату издания и наименование организации. Это необходимо для идентификации документа и подтверждения его подлинности.
2. Выделите нужную информацию
Определите, какие пункты или разделы приказа требуются для выписки. Включите только ту информацию, которая непосредственно касается адресата. Избегайте лишних данных, чтобы документ был четким и понятным.
3. Сохраните структуру
При составлении выписки сохраните структуру исходного приказа. Используйте те же заголовки, нумерацию и форматирование. Это поможет избежать путаницы и обеспечит логичность изложения.
4. Укажите ответственных лиц
Если в выписке упоминаются конкретные сотрудники или подразделения, обязательно укажите их фамилии, должности и зоны ответственности. Это важно для выполнения указаний.
5. Подпишите выписку
Выписка должна быть подписана уполномоченным лицом, например, руководителем или секретарем. Укажите дату составления документа и поставьте подпись с расшифровкой.
Соблюдение этих правил гарантирует, что выписка из приказа будет юридически значимой и понятной для всех заинтересованных сторон.
Какие данные должны быть включены в выписку
Выписка из приказа должна содержать ключевые сведения, которые позволяют идентифицировать документ и его содержание. Ниже приведен перечень обязательных данных, которые должны быть включены в выписку:
Основная информация
В выписке обязательно указываются реквизиты приказа, такие как номер, дата издания и наименование организации. Эти данные позволяют установить источник документа и его юридическую значимость.
Содержательная часть
В выписке должна быть отражена суть приказа, включая конкретные решения, распоряжения или изменения. Это может быть информация о назначении, увольнении, переводе сотрудников, изменении штатного расписания или других организационных вопросах.
| Элемент | Описание |
|---|---|
| Номер приказа | Уникальный идентификатор документа. |
| Дата издания | Дата подписания приказа. |
| Наименование организации | Официальное название компании или учреждения. |
| Содержание | Основные пункты приказа, которые касаются конкретного сотрудника или ситуации. |
| Подпись | ФИО и должность лица, подписавшего приказ. |
Важно, чтобы выписка была оформлена корректно и содержала только актуальную информацию, необходимую для решения конкретного вопроса. Это обеспечивает ее юридическую силу и исключает возможность misinterpretation.
Пример оформления выписки из приказа
Выписка из приказа оформляется в виде отдельного документа, который содержит ключевые сведения из исходного приказа. В шапке документа указывается наименование организации, название документа («Выписка из приказа») и его номер. Далее следует дата составления выписки и ссылка на номер и дату исходного приказа.
Основная часть выписки включает точное воспроизведение пунктов приказа, которые имеют отношение к конкретному сотруднику или подразделению. Текст должен быть дословно скопирован, без искажений или сокращений. Если выписка касается нескольких пунктов, они перечисляются последовательно с указанием их номеров.
В конце документа указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписывающего выписку, а также его подпись. Документ заверяется печатью организации, если это предусмотрено внутренними правилами. Выписка из приказа должна быть зарегистрирована в журнале учета документов.
Пример оформления:
ООО «Пример»
Выписка из приказа № 45 от 15.10.2023
Пункт 1. Назначить Иванова И.И. ответственным за проведение инвентаризации на складе № 3 с 16.10.2023 по 20.10.2023.
Пункт 3. Утвердить график работы склада № 3 с 16.10.2023 по 20.10.2023 с 09:00 до 18:00.
Директор ООО «Пример» /Подпись/ Петров П.П.
Печать
Как подписать и заверить выписку
Процедура подписания и заверения выписки из приказа включает несколько обязательных шагов. Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую значимость документа.
- Подготовка документа: Убедитесь, что текст выписки соответствует оригиналу приказа. Проверьте наличие всех необходимых реквизитов: номер приказа, дата, заголовок, основной текст.
- Подпись ответственного лица: Выписку подписывает уполномоченное лицо, например, руководитель подразделения или кадровый работник. Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться указанием должности и ФИО.
- Заверение печатью: После подписания документ заверяется печатью организации. Печать ставится в месте, не перекрывающем текст и подпись, обычно в правом нижнем углу.
- Регистрация выписки: В некоторых случаях выписка регистрируется в журнале учета документов. Укажите номер регистрации и дату оформления.
Если выписка требуется для предоставления в сторонние организации, дополнительно может потребоваться заверение у нотариуса или оформление в виде копии с отметкой «Верно».
Где и как хранить выписки из приказов
Выписки из приказов должны храниться в соответствии с нормами делопроизводства и архивного дела. Основное место хранения – отдел кадров или канцелярия организации, где ведется учет документации. Для удобства и безопасности рекомендуется использовать специальные папки или шкафы с ограниченным доступом.
Документы сортируются по датам, номерам приказов или тематике. Каждая выписка должна быть подшита в соответствующую папку или помещена в электронную базу данных. Электронные копии хранятся на защищенных серверах с регулярным резервным копированием.
Срок хранения выписки определяется в зависимости от типа приказа. Например, документы, связанные с трудовыми отношениями, хранятся 75 лет, а административные приказы – 5 лет. По истечении срока хранения документы передаются в архив или утилизируются с соблюдением требований законодательства.
Доступ к выпискам должен быть ограничен. Работа с документами осуществляется только уполномоченными лицами. При выдаче выписки сотруднику или сторонним организациям фиксируется факт передачи в журнале учета.
Частые ошибки при оформлении выписок и как их избежать
Оформление выписок из приказов требует внимательности, так как даже незначительные ошибки могут привести к юридическим или организационным проблемам. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их предотвращения.
1. Неточности в данных
Часто в выписках допускаются ошибки в фамилиях, датах или номерах приказов. Это может привести к путанице или неверному толкованию документа. Решение: всегда сверяйте данные с оригиналом приказа. Используйте автоматизированные системы для проверки и ввода информации.
2. Отсутствие обязательных реквизитов
Выписка должна содержать все необходимые реквизиты: номер приказа, дату, подпись ответственного лица и печать. Решение: используйте шаблоны или образцы, чтобы не упустить важные элементы. Проверяйте документ перед подписанием.
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок и сделать выписку юридически значимым документом.
